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Introducción

El Software ERP especializado en actividades de back office, le brinda funcionalidades para optimizar la operación total del negocio. Su propósito es conectar a las distintas áreas de la empresa y ofrecerles un sistema único, con información centralizada y reportes estadísticos personalizados por departamento.

Índice

¿Qué es un software ERP?

El Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP –Enterprise Resource Planning-) es un software para el control de operaciones diarias de una empresa. Integra datos de diversas áreas y actividades operativas, administrativas y productivas con la finalidad de conectar, monitorear y automatizar procesos empresariales.

A través de diferentes funcionalidades modulares (estructuradas y escaladas a partir de la naturaleza de cada actividad), el software ERP unifica información de back office (finanzas, compras, ventas, recursos humanos, contabilidad, atención al cliente, proveedores)  con el objetivo de centralizar la información y hacerla disponible para todos los usuarios de la empresa, de acuerdo con sus derechos de acceso.

Un software ERP tiene características específicas que lo diferencian de otros sistemas y aplicaciones. Estas capacidades hacen del ERP una plataforma única para la gestión de actividades:

Segmentación: la arquitectura tecnológica de un ERP se basa en las distintas actividades que se realizan en la empresa. El objetivo es tener módulos específicos que segmenten la información a partir de las tareas, recursos y/o perfiles que requiera cada proceso.

Trazabilidad: característica del sistema que permite tener registros históricos de los procesos para su rastreo y evaluación.

Escalabilidad: capacidad del sistema para adaptarse al crecimiento de la empresa y ser funcional sin importar la cantidad de datos que deba procesar.

Integración: debe conectar a las distintas áreas del negocio a partir de información transparente, disponible e inmediata (datos en tiempo real).

¿Cómo funciona un software ERP?

Cómo funciona un software ERP

El software ERP permite capturar información en sus distintos módulos a través de campos en el sistema, centraliza dicha información en una sola base de datos y permite gestionarla para planificar tareas, programar actividades, evaluar desempeño, monitorear incidencias y reportar resultados a partir de informes generados por la plataforma.

Los sistemas ERP avanzados ofrecen herramientas gráficas para representar visualmente estadísticas e indicadores clave (KPIs) de los distintos procesos.

Para que el sistema ERP funcione de forma óptima, se debe realizar una configuración adecuada donde se definan las características principales de los procesos como: recursos a utilizar, roles, responsabilidades, necesidades específicas de cada proceso, tiempos de tareas y estándares (buenas prácticas); a esta información se le conoce como campos maestros.

La sincronización entre áreas es otra de las funcionalidades clave de estos sistemas. Para lograr este objetivo, un ERP ofrece información en tiempo real a través de tableros, reportes, pantallas y notificaciones para todos los departamentos.

Como se mencionó al principio, el sistema trabaja a partir de módulos. Un ERP integral debe tomar en cuenta las siguientes áreas clave:

  1. Contabilidad y gestión financiera: integra datos sobre procesos financieros diarios como cuentas por cobrar/pagar, facturación electrónica, asientos diarios, activos, balances, transacciones, etc.
  2. Gestión de compras y ventas: se encarga de administrar las oportunidades de venta y la planificación de compras a realizar (materiales, maquinaria y recursos en general para la empresa).
  3. Gestión de producción: se refiere a las actividades enfocadas en la manufactura de un producto, desde la planificación, pasando por las actividades en piso de producción y hasta el control de calidad.
  4. Inventarios y almacenes: el objetivo de este módulo es la gestión de inventario (movimientos y disponibilidad de insumos de producción) y los almacenes (espacios físicos de acopio).
  5. Recursos Humanos: manejo de los datos y desempeño del personal de la compañía.
  6. Relación con el Cliente/Proveedor: en este apartado se concentra la información sobre clientes (quejas, oportunidades de venta, datos generales) y proveedores (pagos, evaluación de desempeño, mejores proveedores).
  7. Distribución: se dirigen las rutas de distribución, transportes utilizados, servicios subcontratados (empresas de mensajería).

Tipos de software ERP

Existen muchos tipos de soluciones ERP en el mercado actual. Es indispensable que antes de iniciar un proceso de adquisición, las empresas analicen sus objetivos comerciales, cadenas de suministro, complejidad de operaciones e infraestructura, a fin de elegir el sistema correcto.

De acuerdo con su método de implementación, capacidad de configuración, nicho de mercado o arquitectura tecnológica, los sistemas ERP pueden ser clasificados de distintas formas.

Por su método de implementación

En la nube: se puede acceder a él a través de cualquier dispositivo conectado a internet, en cualquier momento y en cualquier lugar a través de un enfoque colaborativo en tiempo real. Por lo regular, este tipo de sistema se encuentra almacenado en los servidores del proveedor de ERP.

En sitio: se encuentra almacenado en los servidores internos de la empresa y está condicionado a utilizarse únicamente en el o los equipos donde se haya realizado la instalación del mismo.

Por su capacidad de configuración

Hecho a la medida: este tipo de solución acepta configuraciones en los campos y flujos de trabajo del sistema, de acuerdo a las necesidades operativas de la empresa.

Estático: son sistemas con campos pre-definidos, basados en mejores prácticas, con una programación (código) estática que no acepta modificaciones.

Mixta: permite cierto grado de adaptabilidad en determinadas funcionalidades. A través de herramientas adicionales (Add-On), es posible tropicalizar funciones y ventanas del sistema.

Por su nicho de mercado

Verticales: como lo mencionamos en el apartado anterior, es el sistema ERP enfocado en industrias específicas.

Horizontales: diseñado para negocios con procesos y cadenas de suministro universales e inamovibles, por lo regular su configuración es estática y pre-definida.

Por su arquitectura tecnológica

Código abierto: permite el acceso al código original sin permisos o licencias de ningún tipo. Funciona como una especie de “Wiki” al ser abierto y editable.

Código cerrado: solo el proveedor/desarrollador puede ingresar al código para realizar actualizaciones al funcionamiento.

¿Por qué utilizar un software ERP?

Los beneficios de utilizar un software ERP son múltiples y permean a todas las áreas de la empresa. A modo general podemos observar estos beneficios en tres aspectos: ahorro, calidad y automatización.

Estos sistemas optimizan procesos que afectan directamente a la rentabilidad de una empresa; un ejemplo sería la gestión de inventarios. Al contar con un ERP que da visibilidad del material disponible o faltante, el piso de producción difícilmente tendrá desabastos que se traducen en paros de productividad u órdenes incumplidas.

La gestión de clientes es otro factor que ejemplifica a la perfección este punto. Un software ERP ayuda a dar un seguimiento preciso a los requerimientos del cliente, atender quejas y tener la certeza del estatus de las órdenes de producción (cumplidas, incumplidas, en proceso).

Si hablamos de finanzas, los beneficios se ven reflejados en la disminución de gastos extras por pagos tardíos, cobros olvidados, errores de facturación o falta de visibilidad de las finanzas generales de la empresa. Contar con un sistema que  permita centralizar la información financiera en un solo lugar, ayuda a tener un panorama completo y evitar errores u omisiones costosos para la organización.

En cuestión de calidad, un ERP puede ser una herramienta muy útil. A través de estos sistemas el Área de Calidad será capaz de definir puntos de inspección en cualquier proceso y determinar especificaciones para cada producto (cantidades de materia prima a utilizar, tamaños, detalles estéticos, etc.).

Uno de los términos más usados cuando se habla de productividad empresarial es la automatización y el software ERP está diseñado para apoyar al logro de este objetivo. Para que un proceso o una tarea específica pueda ser automatizada, primero debe ser perfectamente definida: cómo, cuándo, con qué y con quién se realizará.

Dentro del sistema ERP los usuarios pueden capturar estas particularidades del proceso para que el personal y las máquinas vinculadas con el software aprendan los detalles finos de las tareas. Estandarizar procesos es un concepto esencial en la automatización y el ERP es una herramienta ideal para conseguirlo.

¿Cuáles son los objetivos de control con un software ERP?

El software ERP integra funcionalidades a lo largo de toda la cadena de suministro con el objetivo de tener un mayor control de actividades, trazabilidad de producto y estandarización de procesos. Con este propósito en mente, el sistema crea campos, tableros, reportes, gráficos, estadísticas y herramientas interactivas para transparentar datos.

Algunos de los objetivos principales del software ERP son:

  • Contabilidad y Finanzas: gestionar la información financiera en cuanto a cuentas por cobrar y/o pagar, balances, presupuestos, entradas de diario, activos fijos, transacciones, pérdidas, ganancias, Libro Mayor, impuestos, contabilidad y facturación electrónica.
  • Clientes y proveedores: maximizar relaciones con clientes y proveedores a través de la gestión de campañas de marketing, registros de incidencias/quejas, historiales de pedidos, saldos y líneas de crédito, así como la evaluación del desempeño de los socios de negocio.
  • CRM (Portal de Ventas): brindar a la fuerza de venta una herramienta para gestionar el ciclo de ventas, listas de precios, cotizaciones, análisis competitivos, oportunidades (leads), campañas comerciales, etc.
  • Compras: administrar órdenes de compra, pagos, facturas y devoluciones.
  • Gestión de Bancos: controlar transacciones bancarias, tipos de cambio, inversiones, evaluación de riesgos financieros, pago de tarjetas (crédito, débito).
  • Integración con e-Commerce: gestión de la información de producto (características, listas de precios), disponibilidad en stock, especificaciones de pago, servicios de mensajería, devoluciones, quejas, descuentos, campañas de promoción.

¿Necesito un software ERP?

Si su empresa se lo está preguntando, probablemente es porque ya necesita un sistema ERP. El crecimiento de los negocios (mayor movimiento en el flujo de caja) es directamente proporcional con el aumento de la complejidad de los procesos.

Cuando una empresa crece, también crecen sus órdenes de producción, el tamaño de su inventario, el flujo de efectivo, sus activos fijos, su personal, su documentación, sus obligaciones fiscales, sus líneas de producción, su número de proveedores, su base de clientes, sus instalaciones físicas y finalmente su volumen de información.

Esto irremediablemente aumenta la complejidad del trabajo. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas sobrellevan su operación con software genérico como hojas de cálculo, paqueterías contables o soluciones desarrolladas por el equipo interno. El problema es que, a nivel tecnológico, estas aplicaciones no están programadas para crecer a la par de las empresas, son sistemas cerrados que no aceptan personalizaciones profundas o no poseen funciones avanzadas.

Cuando su software es incapaz de soportar su crecimiento, los síntomas aparecerán en todas las áreas del negocio:

Software ERP contra Paquetes Contables

Arriba hablamos de las limitaciones del software genérico para enfrentar el crecimiento de las empresas. Una de las áreas que más pronto se ven afectadas por el crecimiento es el departamento financiero/contable, ya que es un área transversal que impacta al negocio en su totalidad.

Pongamos algunos ejemplos: si el área de producción crece, finanzas debe gestionar el aumento de presupuesto en la compra de insumos, líneas de producción, capacitación de personal, servicios subcontratados, proveedores, etc.

¿Recursos Humanos? Al crecer la plantilla también crece la nómina y las obligaciones contables. Si hablamos de distribución, se deben tomar en cuenta el crecimiento de las rutas de entrega, esto se refleja en más gastos de medios de transporte, choferes, viáticos o servicios externos de mensajería.

Contabilidad y Finanzas están ligadas a cualquier departamento con gastos y consumo de recursos, es decir, con todas las áreas.

Bajo esta lógica, el área contable necesita un software que le ayude a integrar sus datos con los demás departamentos de la empresa. ¿Un paquete contable es suficiente para realizar esta tarea?, ¿es indispensable que la empresa adquiera un ERP? Respondamos estas preguntas a partir de la siguiente tabla comparativa:

Software ERP VS Software Contable

Otro punto a tomar en cuenta al sustituir un software contable por un ERP integral, es el de la inversión.

Muchas empresas se resisten al cambio por el temor al gasto que implica la implementación de un software ERP; sin embargo, debemos tomar en cuenta que con estos sistemas se obtiene la capacidad de gestión para todas las áreas productivas. En cambio, un software de contaduría requiere la integración con otras plataformas específicas (paquetes de recursos humanos, software administrativo, software de producción, etc.).

Este método implica gastos en múltiples licencias, servicios de mantenimiento y programas de capacitación para el uso de las herramientas. A largo plazo, estos gastos terminan superando las inversiones de una solución integral.

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ERP Genérico contra ERP de industria

En el mundo de los sistemas ERP también existen diferencias entre soluciones, sobre todo cuando hablamos del área de producción. Dependiendo de la industria y la naturaleza de los productos, la manufactura cambia sus procesos, ciclos de producción y materias primas.

Un claro ejemplo son las empresas que basan su producción en el uso de fórmulas o recetas, como la industria farmacéutica, cosmética o química. Existen diferencias sustanciales entre producir un artículo armado a partir de ensambles, a manufacturar un alimento que requiere una mezcla homogénea de sus ingredientes.

Aquí es donde entra la importancia de contar con un ERP de industria, también conocido como ERP vertical. Un sistema enfocado en industrias específicas, que integra funciones avanzadas como gestión de tiempos de caducidad, múltiples unidades de medida de materia prima o pruebas de estabilidad y/o seguridad de ingredientes.

Imaginemos a una empresa de alimentos y bebidas que necesita cumplir con estándares específicos de la FDA (Food and Drug Administration) para exportar su producto. Un ERP de industria le permitirá integrar a su base de datos la información con los requisitos para alinear sus procesos de producción a dichas prácticas.

El ERP genérico basa su estructura en cadenas de suministro universales (finanzas, RH, distribución) que podría funcionar en cualquier negocio de cualquier ramo, mientras que el ERP de industria ofrece en su sistema campos configurables que detallan aspectos de seguridad, calidad y manufactura específicos.

ERP Genérico VS ERP de Industria

¿Qué es SAP?

SAP es el software ERP alemán líder en la gestión empresarial a nivel mundial. El objetivo principal de SAP, es el control de las actividades de Back Office a través de la conexión de procesos entre áreas, acceso a información en tiempo real y el análisis de datos (inteligencia de negocios).

La plataforma de SAP opera a partir de cinco principales áreas de acción:

Gestión financiera que abarca la planificación de recursos empresariales, la generación de analíticas y reportes con información contable/financiera, procesos de cierres financieros, gestión de tesorería, administración de cuentas por cobrar, facturación e ingresos.

Gestión de experiencia de cliente a través de integración con e-Commerce, análisis de datos provenientes de clientes, gestión de oportunidades de venta y soluciones de marketing.

Redes y gastos por medio de funcionalidades para la gestión de proveedores, abastecimiento estratégico, planificación de compras, administración de viáticos y más.

Cadena de suministro a partir de la planificación de compras, optimización de inventario, IoT (Internet de las Cosas), redes de logística, enrutamiento y distribución.

Recursos Humanos que incluye la gestión de nómina, reclutamiento, capacitación y experiencia del empleado.

Clientes SAP

SAP cuenta con una cartera de más de 440 mil clientes que operan de forma rentable (públicos y privados) a nivel mundial, 48 mil de ellos en América Latina y el Caribe.

¿Qué es SAP Business One?

SAP Business One es una solución ERP especializada en pequeñas y medianas empresas.

El sistema de SAP Business One opera a través de seis funcionalidades clave entre las que se encuentran la gestión financiera, ventas y clientes, control de inventario, analíticas, soluciones de industria y movilidad.

Como todas las soluciones tecnológicas de SAP, Business One cuenta con dos alternativas de implementación: servicio en la nube y en sitio. Además, brinda una versión móvil del sistema y tiene la capacidad técnica para integrarse con otras plataformas especializadas.

¿Es adecuado para mi empresa?

SAP Business One está diseñado para la gestión de operaciones de pymes o empresas en crecimiento que requieren mayor control. Si su empresa aún utiliza aplicaciones genéricas u hojas de cálculo para la gestión de información y desea migrar a una solución integral, SAP Business One puede ser un sistema ideal para la transición.

  • Los principales de beneficios de adquirir SAP Business One son: Mayor enfoque en producción y procesos estandarizados.
  • Al tener menos funcionalidades propias de soluciones más robustas como SAP R/3 (enfocada para grandes empresas), los esfuerzos y costos de capacitación son menores.
  • SAP Business One es una solución expansible, esto significa que puede integrarse con Add-ons (softwares complementarios).

SAP, líder del Cuadrante Mágico de Gartner

El Cuadrante Mágico de Gartner es una metodología de análisis creada por la consultora de tecnología Gartner (una de las más importantes a nivel mundial). Su objetivo es medir el nivel de innovación de proveedores de software alrededor del mundo.

A través de un proceso de selección riguroso, año con año la consultora da a conocer a los proveedores seleccionados. El proceso de selección utiliza un método de evaluación que toma en cuenta cuatro variantes: capacidad de innovación técnica, capacidad para la gestión de un gran volumen de usuarios, calidad de servicio y flexibilidad para adaptarse a las necesidades de los clientes.

SAP ha sido elegido como “líder del Cuadrante Mágico de Gartner” en diversos ámbitos como “aplicación de configuración de precio y presupuesto”, “comercio digital”, “líder en cadena de suministro”, entre muchas otras, lo cual brinda una validación externa sobre las capacidades y confianza que SAP puede otorgar a sus usuarios

De acuerdo con la evaluación realizada en 2020 por la consultora Gartner, SAP continúa liderando la participación de mercado de software ERP con poco más del 21%, aproximadamente el doble que su competidor más cercano, Oracle. Aproximadamente el 80% de los clientes de SAP son pequeñas y medianas empresas.

Muchos de los productos de SAP continúan siendo líderes en sus categorías y tienen una gran base de clientes. Al mes de agosto de 2020, SAP participa en 30 Cuadrantes Mágicos y es líder en casi la mitad.

Fuente: Gartner.com

¿Por qué elegir a eWorkplace?

¿Por qué elegir a eWorkplace Manufacturing para su sistema MES?

eWorkplace Manufacturing es una empresa especializada en soluciones tecnológicas de manufactura (discreta y por fórmulas) con 30 años de experiencia y más de 3 mil clientes a nivel mundial. 

Nuestras soluciones tecnológicas son desarrolladas por expertos en procesos de manufactura y un enfoque en verticales de negocio que les permiten conocer las necesidades específicas de cada cliente. 

Si desea conocer a fondo nuestras soluciones, solo debe contactarnos y programar su DEMO gratuita. 

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Reportes emocionantes

Estamos emocionados con los reportes y tableros de BatchMaster, las capacidades de SDS, las hojas de trabajo y, claro, con el análisis de laboratorio de R&D.

Lee Flake Director Financiero en pidc

¡La mejor solución!

“Revisamos cerca de 10 soluciones y encontramos que BatchMaster Manufacturing es la solución más completa, que también es fácil de aprender y de usar para nuestro personal y que puede atender las complejidades y regulaciones de la fabricación de alimentos.”

George Chresaidos Gerente General de BarBakers

Exactitud superior al 99%

Con BatchMaster Software, hemos visto mejoras en la satisfacción al cliente, entregas a tiempo (una exactitud mayor al 99%), y cotizaciones más rápidas en un ciclo de ventas competitivo.

Christian Oertle Gerente de Proyectos Sr. en BioZone

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