Introducción

El Software de Planeación de la Producción aporta funcionalidades para crear Planes Maestros de Producción (MPS) y Requerimientos de Materiales (MRP). Con estas capacidades podrá optimizar sus ciclos productivos, inventarios y recursos asociados a la fabricación.

Índice

¿Qué es la Planeación de la Producción?

Es la serie de actividades, recursos, tiempos y responsables que se definen con anticipación para ejecutar una orden de producción de forma efectiva y eficaz.

La Planeación de la Producción debe contribuir a la consecución de los objetivos empresariales en cuanto a: calidad, buenas prácticas en manufactura, satisfacción del cliente y certificaciones en curso.

De acuerdo a la naturaleza de las actividades y periodos en los cuales se llevarán a cabo, la planeación se divide en tres niveles.

Estratégica: es la visión a largo plazo de la empresa. Considera los objetivos generales y toma en cuenta un periodo aproximado de 5 a 10 años. Por lo regular es definida por las áreas de dirección general y permea a toda la organización.

Táctica: se toman en cuenta procesos más enfocados y específicos que la estratégica. La planeación táctica impacta a un solo proceso de punta a punta y se aplica dentro de un periodo de 1 a 3 años.

Operacional: se aplica en el día a día de la producción. Abarca actividades específicas e involucra a los puestos operativos de la empresa. Por lo general se implementa en plazos de 3 a 6 meses.

¿Cuáles son los elementos de un Plan de Producción?

Elementos de un plan de producción

Para llevar a cabo un plan preciso, medible y con metas alcanzables, la empresa debe tomar en cuenta información real de sus procesos de producción.

Estos datos representan un panorama completo de lo que sucede en la planta y muestran escenarios deseables, fallidos y reales. Esta información se obtendrá a partir de las siguientes variables:

  • Inventarios: promedio de materia prima que se requiere para ejecutar una orden de producción.
  • Ciclo de producción: tiempo promedio que se toma para concluir una orden (desde la recepción del material hasta la entrega a cliente).
  • Líneas de producción: máquinas que se requieren para la fabricación.
  • Personal: número de colaboradores que participan para ejecutar la orden.
  • Costos: inversiones promedio por cada orden de producción.

Además de estas generalidades, las empresas integran a la planificación elementos externos como certificaciones (especificaciones de calidad) o consideraciones acerca del desempeño de proveedores y servicios subcontratados.

Objetivos de la Planeación de la Producción

El objetivo número uno en el plan de producción es reducir la incertidumbre durante la ejecución de actividades. Este propósito se logra proyectando un inventario óptimo (evitar desabastos), estableciendo tiempos factibles (reducir incumplimientos en entregas) y aprovechando recursos (seleccionar al personal más capacitado y maquinaria idóneos para cada trabajo).

De estos objetivos generales, se derivan metas particulares que impactan directamente a la rentabilidad del negocio:

  • Reducir el Tiempo de Espera de la Orden OLT (tiempo desde que la orden es ingresada hasta que se defina la fecha de entrega).
  • Determinar la capacidad máxima de producción en la empresa.
  • Definir roles y responsabilidades por cada actividad.
  • Optimizar inventarios y procesos de compra de materia prima.
  • Anticipar la demanda y agilizar el proceso de producción.
  • Dar visibilidad de la capacidad productiva de la empresa.
  • Disminuir el stock (mercancía almacenada) y ahorrar en costos de almacenaje.

La Planeación de la Producción contempla objetivos a corto plazo, aquellas metas alineadas con las actividades diarias en el piso de producción (planeación operacional).

En los objetivos a largo plazo se miden los programas de mejora continua, certificaciones, visión y misión corporativa, así como la optimización en áreas de producción.

Planeación en Logística

Es la parte de la planeación de producción que se encarga del flujo de materiales o productos en almacén. Se vincula con las actividades en control de almacén. Tiene como objetivo anticipar contratiempos y optimizar actividades en áreas de compras, mantenimiento de inventarios, alistamiento e integración con transportistas.

En el área de compras los puntos a planificar tienen que ver con la previsión de demanda (qué debemos comprar para cumplir con los pedidos) y la evaluación de proveedores (cuáles son nuestros proveedores más eficaces y asequibles).

Optimizar Compras

Dentro del mantenimiento de inventarios se deben considerar las caducidades en materias/productos perecederos. Para este tipo de productos, es importante que se planifiquen las entradas y salidas a partir de un método FEFO (Primero en Expirar, Primero en Salir).

La planeación para el mantenimiento de inventarios incluye el registro de caducidades por lote, la generación de códigos identificadores y las condiciones para almacenar (temperaturas, contenedores, tarimas, etc.).

Registros de caducidades

La planeación de alistamiento se refiere a la preparación de materiales para su paso a producción o de productos finales para ser distribuidos.

En este paso se proyectan las ubicaciones de la materia o productos dentro del almacén, el objetivo es agilizar los recorridos de operarios para el traslado de mercancías.

También se generan los empaques y etiquetas necesarias para la transportación de insumos. Esta planeación es esencial para evitar incumplimiento de normas de distribución o equivocaciones en entregas (remitentes incorrectos).

Definición de ubicación de inventario

Por último, la integración con servicios de transporte o mensajería (carriers), tiene el objetivo de trabajar con los mejores proveedores disponibles, dar seguimiento a los envíos en tiempo real, así como crear guías para el manejo y transportación de productos.

De esta planificación, dependerán puntos clave en rentabilidad como la satisfacción de clientes, el cumplimiento de estándares o normas (guías de embarque, hojas de seguridad, manuales) y el desempeño en los servicios externos de logística.

Selección y evaluación de servicios de transporte

Sistema de Planeación de la Producción

En los apartados anteriores se habló de las metodologías, clases y elementos que rodean a la planeación de la producción. Un sistema, por otra parte, se refiere a los procesos (fases sucesivas) que nos ayudan a estructurar todos estos aspectos.

Qué, cómo, cuándo, con qué y con quién vamos a ejecutar lo planeado

Otra finalidad de este sistema es crear estrategias que nos ayuden a solventar eventualidades, reaccionar frente a cambios en la demanda y desarrollar acciones correctivas/preventivas ante problemas.

Productos sustitutos

Son aquellas mercancías capaces de reemplazar a otras desde la percepción del consumidor. Es decir, un producto sustituto (o sustitutivo) posee las características o capacidades necesarias para satisfacer un mismo requisito del mercado.

Un ejemplo claro es la miel como sustituto de la azúcar, son productos diferentes, pero su propósito es afín: endulzar . Bajo esta lógica, existen dos tipos de productos sustitutos: perfectos e imperfectos.

En los perfectos, el consumidor no percibe diferencias remarcables y es capaz de intercambiar su uso. Por ejemplo, un envase de refresco de dos litros, puede ser sustituido por dos envases de un litro.

En los imperfectos la finalidad puede ser la misma, pero existen diferencias en cuanto a sabor, costo, comodidad, calidad, etc. Un ejemplo sería el intercambio de un taxi por un autobús. El objetivo en ambos es la transportación, pero existen diferencias claras en sus servicios.

En un sistema de planeación, los productos sustitutos o alternativos permiten conocer qué insumos secundarios se pueden utilizar en caso de no contar con existencias de la materia prima principal.

Reprogramación ágil

Se refiere a la actualización de actividades en tiempo real. Esta herramienta ayuda a reaccionar inmediatamente ante los cambios en las órdenes de producción y establecer programaciones en función de la demanda:

  • Ordenar lotes de manera secuencial.
  • Selección de líneas de producción óptimas.
  • Aumentar tiempos automáticamente cuando se agregan actividades.

Métodos de Planeación

En el Sistema de Planeación de la Producción se definen calendarios (actividades, fechas y maquinarias), todo esto usando como fuentes proyecciones de oferta y demandas pasadas.

También se deben proyectar qué cantidades de materia prima se requieren para cumplir con los pedidos.

Para lograr estos objetivos, se implementan métodos que ayudan a capturar, estructurar y ejecutar información requerida para una proyección adecuada.

Las metodologías siguen una serie de pasos o fases:

Métodos de planificación

Plan Maestro de Producción (MPS)

El MPS es una herramienta que nos permite planear qué, cuándo y cómo vamos a producir. Esto significa que se definirán las cantidades de unidades a fabricar, las fechas (calendarios), las actividades a ejecutar y los recursos asociados a dichas actividades (personal, máquinas y herramientas).

Para realizar esta planificación, el Plan Maestro de Producción considera dos variables generales:

  • Capacidad de producción: con qué recursos contamos para ejecutar las órdenes de producción.
  • Pronóstico de la demanda: análisis de datos históricos de pedidos.

Para implementar un MPS en el plan de producción global, primero se debe recopilar la información de la capacidad productiva: inventarios disponibles, máquinas desocupadas, capacidades de los operadores.

Posteriormente, se definen los tiempos y horizontes de producción. En esta tarea se comparan los tiempos promedio en los ciclos de producción (de acuerdo a la capacidad real) con las fechas límite para la entrega a cliente.

A partir de este comparativo se definen los horizontes de producción (plazo real que se requiere para el cumplimiento de las órdenes).

Una vez que definimos nuestro calendario de producción con órdenes, actividades, tiempos y responsables (qué, cómo, cuándo y con quién); las empresas se deben preguntar: ¿con qué?

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Planificación de Requerimientos de Material (MRP)

La Planificación de Requerimientos de Materiales es complementaria al MPS. Su objetivo es determinar cuánta materia prima necesitamos comprar y cuándo lo debemos hacer para cumplir con los pedidos.

Se realiza tomando en cuenta los datos arrojados por el MPS en cuanto a pedidos. El MRP realiza recomendaciones a partir de tres propósitos:

  • Comprar insumos suficientes para cumplir con los pedidos.
  • Mantener los niveles de inventario óptimos (no desabastecer el almacén).
  • Definir proveedores ideales y fechas de compra.

Para que un MRP funcione adecuadamente primero se deben ingresar datos de entrada que incluyen cantidades de productos finales a fabricar, las listas de materiales (todos los materiales o componentes asociados) y las fechas límite.

Con estos datos, el MRP realiza proyecciones y recomendaciones de compra de insumos (datos de salida).

Planificación en Hojas de Cálculo

Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan las Hojas de Cálculo para gestionar sus planes de producción.

La planeación estratégica, táctica y operacional requiere un alto grado de integración entre áreas. Es indispensable que los departamentos de compras, inventario, producción y logística tengan comunicación contante y sean capaces de compartir datos.

Los programas como Excel funcionan únicamente como depósitos de información estática; las tareas en planificación requieren funcionalidades dinámicas que ayuden a analizar datos, recomendar acciones y proyectar escenarios.

Desventajas del uso de Hojas de Cálculo

  1. No se especializan en planeación de producción: no poseen herramientas preconfiguradas ni diseñadas para la programación de actividades o calendarización automática de tareas.
  2. Baja seguridad: no brindan opciones de seguridad avanzada para el acceso a la información (es más  susceptible a que cualquier usuario lo pueda editar).
  3. Nivel de integración reducido: aunque los servicios en la nube ayudan a la colaboración en tiempo real, los programas de hojas de cálculo no ofrecen pantallas, tableros o estadísticas personalizadas para cada área de la empresa.
  4. Gestión de big data: las hojas de cálculo no están programadas para administrar grandes cantidades de información y solo son funcionales para inventarios de pequeñas empresas.

Cuando el número de pedidos sobrepasa las capacidades técnicas de las hojas de cálculo, las empresas deben migrar sus datos a un software especializado en sus procesos.

Software de Planeación de Producción

Este software brinda herramientas avanzadas para la captura y análisis de información, así como la programación y calendarización de actividades. Además, ayuda a generar recomendaciones en compras, calculando la demanda.

Esta aplicación posee una estructura modular y por lo regular segmenta sus funcionalidades en un Plan Maestro de Producción (MPS) y un Plan de Requerimientos de Material (MRP).

Software de planificación de producción

Funciones de Software de Planeación de Producción

Las funcionalidades de este software establecen planes a corto, mediano y largo plazo. La finalidad es brindar herramientas de planeación para actividades diarias, estrategias duraderas (planes mensuales, trimestrales o anuales) o programas de mejora continua que impacten durante años.

Algunas de las herramientas que ofrece este sistema son:

  • Tableros de planificación gráfica.
  • Funcionalidades para convertir órdenes de producción en órdenes de compra.
  • Fuentes de demanda y oferta para realizar proyecciones.
  • Calendarios de programación.
  • Diagramas de Gantt para la visualización y actualización de líneas de producción.
  • Reportes de proyección de oferta y demanda.
  • Sugerencias para fechas de inicio y finalización de actividades.

Importancia de la Planeación

Para una empresa manufacturera no hay nada más importante que el cumplimiento de fechas. Por lo regular, las empresas que no cuentan con una planeación estratégica, tienden a establecer plazos largos para sus ciclos productivos a fin de no fallar en su horizonte de producción.

El problema con estos alargamientos es que generan gastos extra en mantenimiento de inventarios, almacenamiento, cargas de trabajo excesivo para maquinarías y menos órdenes de producción al año (rentabilidad).

La Planeación de Producción ayuda a la empresa a reducir el margen de error en el pronóstico de la demanda y como consecuencia, a evitar el exceso de stock o las reprogramaciones por datos inexactos.

Si hablamos de compras, la planeación apoya a generar una Lista de Materiales (BOM) precisa. Tendremos la certeza sobre las materias primas, piezas y componentes que se requieren para manufacturar una familia específica de productos.

Esta acción previene la rotura de stock y los “parones” de productividad por falta de insumos.

El mercado cambia constantemente, los hábitos de consumo evolucionan y las amenazas externas son incontrolables para la empresa. Bajo esta lógica, la planificación es la única herramienta con la que cuenta un negocio para mitigar la incertidumbre.

Recordemos que la planeación tiene tres niveles: estratégico (largo plazo), táctico (mediano) y operacional (corto). Un buen plan de producción no solo ayudará para programar las actividades cotidianas, también será útil para crear programas perdurables de mejora continua:

  • Planes de respaldo como los productos sustitutos.
  • Listas de Materiales definidas y estandarizadas.
  • Planes de mantenimiento para líneas de producción.
  • Cartera de proveedores eficientes.
  • Elección de almacenes adecuados para nuestras existencias.

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