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Introducción

El Software WMS para el control de almacén le ayudará a implementar y gestionar ubicaciones, entradas y salidas de inventario. Además, implementará un sistema de etiquetado para tener trazabilidad 360 de materias primas y productos.

Shipping Solution es una herramienta que lo apoyará en el alistamiento de productos para su distribución. Genere etiquetado, guías de embarque y conecte con empresas de mensajería confiables.

Índice

¿Qué es el Control de Almacén?

Se refiere a las estrategias implementadas para el control de los materiales utilizados en el proceso de producción. Estos suministros incluyen materias primas, empaques y herramientas de trabajo.

El control de almacén también abarca el monitoreo en entradas y salidas de inventario, la trazabilidad de lotes y la gestión de los recursos asociados a la logística (personal, transporte y proveedores).

Este control ayuda a la empresa a monitorear actividades y obtener información esencial del estado de sus almacenes/inventarios:

  1. Disponibilidad de stock: existencias (materia disponible), reservados (materia comprometida para un orden de producción) y pendientes (materiales por comprar).
  2. Transacciones en inventario: son los movimientos realizados dentro del almacén (recepciones, expediciones y transformaciones).

¿Qué recursos consume el Control de Almacén?

Qué recursos consume el control de almacén

El control de entradas y salidas de inventario, es decir, la mercancía comprada que ingresa al almacén y los insumos salientes que serán utilizados en órdenes de producción; es gestionada con un sistema que incluye lotes y códigos de rastreo (números de serie/versiones).

Estos métodos ayudan a la empresa a obtener trazabilidad en su almacén. De acuerdo con las normas ISO, la trazabilidad es “la propiedad que dispone el resultado de un valor estándar, que puede vincularse con referencias específicas mediante continuadas comparaciones”.

Esto significa que el inventario podrá ser rastreado en todos los pasos recorridos dentro del almacén. ¿Cuándo llegó la materia prima, en qué lote fue almacenada, dónde está ubicada y en qué momento saldrá hacia el piso de producción?

¿Cómo implementar el Control de Almacén?

Para implementar un sistema de control, primero debemos conocer cómo funciona el almacén:

Cómo implementar el control de almacén

El Control de Almacén debe aplicar actividades de monitoreo, control de calidad y documentación en estos cuatro pasos específicos.

Durante la recepción de material, se debe validar que la mercancía cumpla con estándares (cantidades ordenadas, buen estado, características físicas). Es indispensable determinar inspecciones a partir de criterios predefinidos.

Almacenar se refiere al condicionamiento adecuado de los espacios físicos para el resguardo de la mercancía o productos terminados. En esta fase se definen las ubicaciones estratégicas para los distintos contenedores o lotes, de esto dependerá que la materia prima se traslade ágilmente.

El control de almacén debe aplicar códigos de identificación para conocer ubicaciones, cantidades, características y usos que se le dará a la materia prima y/o productos.

La conservación es el cuidado de mercancías tomando en cuenta la naturaleza de la materia prima. Algunas variables para el control en este punto son la higiene, temperatura, seguridad y mantenimiento. Para industrias como la farmacéutica o alimenticia, mantener bajo supervisión las caducidades es indispensable para la producción.

El control de expedición (salida de materiales) se vincula con las áreas de producción, distribución e incluso compras. Existen dos razones para que haya salidas en un almacén:

  1. La materia prima sale para ser utilizada en un proceso de producción.
  2. Los productos salen para ser distribuidos/entregados a clientes.

Además, es crucial que compras tenga comunicación con el almacén para conocer las salidas y mantener los niveles de inventario óptimos.

El control en almacén ayuda a la integración entre áreas mediante datos en tiempo real disponibles para toda la organización.

Objetivos del Control de Almacén

El objetivo fundamental es la rentabilidad de la empresa, a través de la optimización de costos y agilización de procesos. Tomando en cuenta estos propósitos generales, la empresa fijará metas particulares en el control de almacén:

  1. Evitar desabastecimiento: mantener niveles óptimos de inventario en cuanto a materia prima y productos en stock.  
  2. Prevenir exceso de inventario: conocer cantidades mínimas/máximas para producir y no realizar compras innecesarias.
  3. Clasificar inventario: definir ubicaciones, códigos y lotes.
  4. Detectar niveles de rotación de inventario: qué materiales o productos tienen mayor rotación y cuáles están estancados.
  5. Agilizar distribución: ayudar a la entrega de productos con inventarios organizados.

Tipos de Control de Almacén

FIFO LIFO FEFO

Se definen a partir de la fase de producción donde se encuentra la mercancía, estas pueden ser materia prima, producto intermedio o producto terminado. Además, los tipos de Control de Almacén se pueden clasificar de acuerdo a las necesidades logísticas y comerciales de cada empresa:

Método FIFO

También es conocido como método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), funciona mediante una premisa muy sencilla: los primeros artículos en ingresar en almacén deben ser los primeros en salir.

El objetivo principal de FIFO (First In, First Out) es evitar la caducidad de materias primas o daños del producto por exceso de almacenaje. En este método es vital que se lleve un registro meticuloso del material, en cuanto a cantidades, fechas de entradas y salidas.

El Método FIFO fomenta la rotación constante del inventario y es recomendable para empresas reguladas por normas de calidad estrictas.

Método FEFO

Este método es similar al sistema FIFO, la diferencia radica en que se basa en la gestión de caducidades de la materia prima. Los materiales que expiran antes, serán los primeros en salir del almacén.

El método FEFO (First Expires, First Out) se utiliza principalmente en empresas que manufacturan a partir de materias primas perecederas. Al igual que FIFO, el propósito es que estos insumos no se almacenen de más, y sufran deterioros incorregibles (desperdicios).

Para implementar el Método FEFO, es indispensable tener un control preciso de las fechas de caducidad, estado y genealogía del lote (origen y destino del producto).

Método LIFO

A diferencia del sistema FIFO, el Método LIFO (Last In, First Out) opera a partir de la premisa de que el último material en entrar, sea el primero en salir.

También conocido como UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir), este proceso es utilizado en empresas que producen con materiales imperecederos y/o resistentes a deterioros.

Un punto a favor de este sistema, es que los materiales siempre están a la vista (al ser los primeros en llegar) y los operarios hacen recorridos cortos para trasladarlos y alistarlos.

¿Cómo hacer un inventario de seguridad?

Un inventario de seguridad es el material o productos extra almacenados para solventar variaciones en la demanda del mercado o incidentes: retrasos de proveedores, aumento imprevisto en la demanda de productos.

Calcular de forma precisa el inventario de seguridad es una tarea vital en el control de almacén. Tener demasiadas reservas puede derivar en altos costos por almacenaje, desperdicios por vencimiento de caducidades o daño en los productos en stock.

Operar con un inventario de seguridad reducido es riesgoso, ya que se corre el peligro de no poder enfrentar grandes variaciones en la oferta/demanda.

Para prevenir este riesgo, es necesario que al área de almacén realice cálculos precisos, tomando en cuenta las siguientes variables:

Inventario de seguridad (variables)

Fórmulas para calcular el Inventario de Seguridad

A fin de respaldar la precisión de las cantidades en el inventario de seguridad, algunas empresas utilizan una fórmula sencilla para hacer prospecciones:

Futura demanda Fórmula

Otra fórmula utilizada habitualmente en el control de almacén es la “ecuación de inventario”:

Inventario de seguridad Fórmula

ROI Fórmula

Máximos y mínimos en el Control de Almacén

Además de calcular un inventario de seguridad, los encargados de almacén deben definir sus máximos y mínimos en stock.

Los máximos se refieren a las cantidades tope de materia prima o productos que se pueden guardar dentro del almacén (el ideal de toda empresa es contar con los máximos en todo momento).

Por otra parte, los mínimos indican la cantidad mínima necesaria de materia o productos para cumplir con pedidos (este cálculo se realiza analizando históricos en órdenes de producción o pedidos).

Realizar un conteo preciso de máximos y mínimos (también conocido como Método de Cantidades Fijas) tiene varios objetivos:

  • Evitar desabasto en caso de variaciones en la demanda.
  • Garantizar que contamos con el espacio físico para almacenar el máximo de inventario.
  • Reducir el desaprovechamiento de materias primas.
  • Ahorrar gastos provenientes de periodos largos de almacenaje.

Punto de reorden

El Punto de Reorden o Reorder Point (ROP) es la cantidad de existencia predefinida para que una materia prima o producto deba ser reabastecida. El ROP se asocia con el control de inventario PEPS, en el que la primera mercancía en llegar debe ser la primera en salir.

El objetivo es que el inventario tenga una rotación dinámica y se reduzcan las desviaciones en actividades. En teoría, si el desempeño de los proveedores y el área de producción funciona conforme a lo planificado, el punto de reorden debe ser exacto: sale una materia/producto, entra una materia/producto.

Para calcular el ROP se utiliza la siguiente fórmula:

Punto de reorden Fórmula

Control de Almacén en Hojas de Cálculo

La captura y centralización de datos es vital en el control de almacén. Es indispensable que los catálogos, fechas y códigos se encuentren organizados en un sistema.

Muchas empresas han optado por utilizar hojas de cálculo para gestionar esta información. Los programas como Excel pueden ser funcionales para administrar inventarios pequeños, sin embargo, cuando la empresa crece (y junto con esta sus inventarios) este tipo de software genérico empieza a padecer las consecuencias.

Desventajas del uso de Hojas de Cálculo

  1. No se especializan en control de inventarios: no poseen campos preconfigurados ni diseñados a partir de flujos de trabajo en almacenes.
  2. Baja seguridad: no brindan opciones de seguridad avanzada para el acceso a la información (es susceptible a que cualquier usuario lo pueda editar).
  3. Nivel de integración reducido: a pesar de que los servicios en la nube ayudan a la colaboración en tiempo real, las hojas de cálculo no ofrecen pantallas, tableros o estadísticas personalizadas por cada área de la empresa.
  4. Gestión de big data: las hojas de cálculo no están programadas para administrar grandes cantidades de información y solo son funcionales para inventarios de pequeñas empresas.

Cuando el número de entradas y salidas en almacén sobrepasan las capacidades técnicas de las hojas de cálculo, las empresas comienzan a considerar el migrar sus datos a un software especializado en el control de almacén.

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Sistema de Gestión de Almacenes (WMS)

El Sistema de Gestión de Almacenes o Warehouse Management System (WMS), es un software especializado en la administración de los movimientos diarios del almacén.

Los objetivos esenciales del WMS son la gestión de entradas y salidas en inventario, el control de stock (mercancías almacenadas) y la trazabilidad en almacén (ubicaciones y códigos de identificación para materias primas y/o productos).

Un Sistema WMS eficiente ayuda a agilizar la toma de decisiones, automatizar tareas logísticas y controlar los datos asociados con la clasificación y conteo de insumos. Por la naturaleza de las actividades dentro del almacén, el WMS suele dividir sus funcionalidades en:

Entradas de Inventario

Ayuda a gestionar la recepción de materias primas para la producción. El WMS permite capturar los atributos de entrada de la mercancía: características físicas, volúmenes, cantidades, especificaciones técnicas.

También permite definir criterios de evaluación en el sistema, el objetivo es evitar el almacenamiento de materia defectuosa o recibir insumos equivocados.

Identificación de Mercancía

Esta funcionalidad permite generar códigos de identificación (números de serie) para cada lote. Además, permite crear etiquetas que ayudan al manejo ágil para las salidas de mercancía.

En muchas ocasiones el material no llega “paletizado” (almacenado en un contenedor), por lo que es necesario designar indicadores para cada entrada. El WMS se convierte en un software esencial para la gestión de materia prima.

Ubicaciones en Almacén

Dentro del software WMS es posible definir políticas de rotación y ubicación para contenedores. La finalidad es optimizar el espacio y agilizar las transacciones en inventario.

En el WMS es posible segmentar los lotes por frecuencia de uso, características físicas o método de control.

Por ejemplo, si una empresa utiliza el Método ABC, tendrá que ubicar los lotes de acuerdo con la frecuencia de venta/uso; si el almacén se rige por el Método PEPS, deberá gestionar los contenedores bajo la lógica de “el primer material en entrar es el primero en salir”.

Mantenimiento de Insumos

En esta funcionalidad se administran los materiales ya almacenados. El WMS permite el seguimiento del estado de mercancías (caducidades, daños físicos, condiciones de almacenaje).

También se podrán gestionar los cálculos de la rotación del inventario, generar máximos/mínimos, puntos de reorden e inventarios de seguridad.

Salidas de Inventario

Esta funcionalidad está asociada a los procesos de distribución, picking (preparación de pedidos) y administración de documentos para la transportación.

Con el Sistema de Gestión de Almacenes se pueden crear las guías para la manipulación de materiales de riesgo (Hoja de Seguridad), generar formatos/etiquetas requeridas para la transportación o determinar las especificaciones para la presentación de productos.

Integración con Carriers

Otro software esencial en el control de almacenes es el que se especializa en la integración con carriers; es decir, la conexión entre el área de almacén con las empresas de envío.

Un software de Integración con Carriers brinda funcionalidades para la preparación de lotes, cumplimiento en distribución y seguimiento del envío en tiempo real. Para lograr estos objetivos, el sistema ideal ofrece diversas características:

  • Integración con empresas transportistas.
  • Seguimiento detallado del envío y notificaciones en caso de incidentes.
  • Definición del estado del envío (en proceso, detenido, completado).
  • Configuración de múltiples opciones de empaquetado para el envío.
  • Generación de etiquetas de envío.
  • Gestión de guías de embarque.

La integración con carriers ayuda a tener un panorama total del desempeño de envíos como: evaluación de transportistas, tiempos promedio de entregas, variables asociadas al envío de productos específicos.

Etiquetado en el Control de Almacén

Como se mencionó anteriormente, el etiquetado es indispensable en el control de almacenes. Esta actividad no solo tiene el propósito de identificar productos, también ayuda a comunicar posibles riesgos del material o producto e instruir sobre las recomendaciones de uso.

De acuerdo a su naturaleza, las etiquetas en el control de almacén pueden ser:

  • Contenido: proporcionan información acerca de los atributos del contenedor (características físicas de la mercancía).
  • Riesgo: comunica posibles riesgos y/o peligros del material o producto.
  • Instructiva: da una guía con recomendaciones para la manipulación del paquete.
  • Caducidad: presenta información sobre fechas de elaboración, envasado y caducidades por contenedor, producto o lote.
  • Transporte: brindan información sobre la procedencia y destino del paquete (estos datos ayudan a los transportistas a identificar sus cargas).

El sistema de control de almacenes eficaz cuenta con formatos predefinidos y precargados para todas las etiquetas. Esta estrategia ayuda a agilizar búsquedas, prevenir entregas erróneas y optimizar el desempeño de los servicios subcontratados.

Importancia del Control de Almacén

Ya sea que la empresa tenga una distribución de cadena directa (entrega al cliente final) o cadena corta (entrega a un comercializado intermediario), el control de almacenes es esencial para impulsar el trabajo de toda la cadena de suministro.

La producción empieza en el almacén con la recepción de materiales y termina con el alistamiento de los productos para la distribución comercial. Por esta razón, contar con un almacén monitoreado, trazable y visible es necesario para que las actividades tengan un desempeño excelente.

Este control no solo ayuda a registrar las existencias en inventario, sino que es una herramienta estratégica con la que podemos entender la rotación de los insumos, la frecuencia de venta de nuestros productos, la capacidad estructural para almacenar y el comportamiento de proveedores.

Algunos de los beneficios del control de almacén son:

  • Reducción de inversiones por almacenajes extra (capacidad ociosa).
  • Mejora en compras (inspecciones en la recepción de material).
  • Aprovechamiento de inventario (prevención de pérdidas por insumos caducados).
  • Optimización de inventarios para órdenes de producción Make to Order (fabricación por pedido) u órdenes Make to Stock (pedidos sin demanda explícita).

Vueltas de Inventario

Uno de los indicadores más utilizados para evaluar la eficacia en el control de almacén es la vuelta o rotación de inventario. Este KPI nos ayuda a medir la frecuencia con que agotamos y reabastecemos nuestros insumos.

Una vuelta o rotación veloz suele indicar que los productos se venden con rapidez. A su vez, revela que los departamentos de compras y producción actúan ágilmente para reponer materiales y desarrollar productos nuevos.

Para calcular de forma precisa este indicador, se utiliza una fórmula que incluye:

Vuelta de inventario Fórmula 1

Esta fórmula también se puede expresar en valores monetarios:

Vuelta de inventario Fórmula 2

A partir de estos indicadores podemos conocer la rentabilidad de nuestros procesos de gestión de inventarios y control de almacén.

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