El Software WMS para el control de almacén le ayudará a implementar y gestionar ubicaciones, entradas y salidas de inventario. Además, implementará un sistema de etiquetado para tener trazabilidad 360 de materias primas y productos.
Shipping Solution es una herramienta que lo apoyará en el alistamiento de productos para su distribución. Genere etiquetado, guías de embarque y conecte con empresas de mensajería confiables.
Se refiere a las estrategias implementadas para el control de los materiales utilizados en el proceso de producción. Estos suministros incluyen materias primas, empaques y herramientas de trabajo.
El control de almacén también abarca el monitoreo en entradas y salidas de inventario, la trazabilidad de lotes y la gestión de los recursos asociados a la logística (personal, transporte y proveedores).
Este control ayuda a la empresa a monitorear actividades y obtener información esencial del estado de sus almacenes/inventarios:
El control de entradas y salidas de inventario, es decir, la mercancía comprada que ingresa al almacén y los insumos salientes que serán utilizados en órdenes de producción; es gestionada con un sistema que incluye lotes y códigos de rastreo (números de serie/versiones).
Estos métodos ayudan a la empresa a obtener trazabilidad en su almacén. De acuerdo con las normas ISO, la trazabilidad es “la propiedad que dispone el resultado de un valor estándar, que puede vincularse con referencias específicas mediante continuadas comparaciones”.
Esto significa que el inventario podrá ser rastreado en todos los pasos recorridos dentro del almacén. ¿Cuándo llegó la materia prima, en qué lote fue almacenada, dónde está ubicada y en qué momento saldrá hacia el piso de producción?
Para implementar un sistema de control, primero debemos conocer cómo funciona el almacén:
El Control de Almacén debe aplicar actividades de monitoreo, control de calidad y documentación en estos cuatro pasos específicos.
Durante la recepción de material, se debe validar que la mercancía cumpla con estándares (cantidades ordenadas, buen estado, características físicas). Es indispensable determinar inspecciones a partir de criterios predefinidos.
Almacenar se refiere al condicionamiento adecuado de los espacios físicos para el resguardo de la mercancía o productos terminados. En esta fase se definen las ubicaciones estratégicas para los distintos contenedores o lotes, de esto dependerá que la materia prima se traslade ágilmente.
El control de almacén debe aplicar códigos de identificación para conocer ubicaciones, cantidades, características y usos que se le dará a la materia prima y/o productos.
La conservación es el cuidado de mercancías tomando en cuenta la naturaleza de la materia prima. Algunas variables para el control en este punto son la higiene, temperatura, seguridad y mantenimiento. Para industrias como la farmacéutica o alimenticia, mantener bajo supervisión las caducidades es indispensable para la producción.
El control de expedición (salida de materiales) se vincula con las áreas de producción, distribución e incluso compras. Existen dos razones para que haya salidas en un almacén:
Además, es crucial que compras tenga comunicación con el almacén para conocer las salidas y mantener los niveles de inventario óptimos.
El control en almacén ayuda a la integración entre áreas mediante datos en tiempo real disponibles para toda la organización.
El objetivo fundamental es la rentabilidad de la empresa, a través de la optimización de costos y agilización de procesos. Tomando en cuenta estos propósitos generales, la empresa fijará metas particulares en el control de almacén:
Se definen a partir de la fase de producción donde se encuentra la mercancía, estas pueden ser materia prima, producto intermedio o producto terminado. Además, los tipos de Control de Almacén se pueden clasificar de acuerdo a las necesidades logísticas y comerciales de cada empresa:
También es conocido como método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), funciona mediante una premisa muy sencilla: los primeros artículos en ingresar en almacén deben ser los primeros en salir.
El objetivo principal de FIFO (First In, First Out) es evitar la caducidad de materias primas o daños del producto por exceso de almacenaje. En este método es vital que se lleve un registro meticuloso del material, en cuanto a cantidades, fechas de entradas y salidas.
El Método FIFO fomenta la rotación constante del inventario y es recomendable para empresas reguladas por normas de calidad estrictas.
Este método es similar al sistema FIFO, la diferencia radica en que se basa en la gestión de caducidades de la materia prima. Los materiales que expiran antes, serán los primeros en salir del almacén.
El método FEFO (First Expires, First Out) se utiliza principalmente en empresas que manufacturan a partir de materias primas perecederas. Al igual que FIFO, el propósito es que estos insumos no se almacenen de más, y sufran deterioros incorregibles (desperdicios).
Para implementar el Método FEFO, es indispensable tener un control preciso de las fechas de caducidad, estado y genealogía del lote (origen y destino del producto).
A diferencia del sistema FIFO, el Método LIFO (Last In, First Out) opera a partir de la premisa de que el último material en entrar, sea el primero en salir.
También conocido como UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir), este proceso es utilizado en empresas que producen con materiales imperecederos y/o resistentes a deterioros.
Un punto a favor de este sistema, es que los materiales siempre están a la vista (al ser los primeros en llegar) y los operarios hacen recorridos cortos para trasladarlos y alistarlos.
Un inventario de seguridad es el material o productos extra almacenados para solventar variaciones en la demanda del mercado o incidentes: retrasos de proveedores, aumento imprevisto en la demanda de productos.
Calcular de forma precisa el inventario de seguridad es una tarea vital en el control de almacén. Tener demasiadas reservas puede derivar en altos costos por almacenaje, desperdicios por vencimiento de caducidades o daño en los productos en stock.
Operar con un inventario de seguridad reducido es riesgoso, ya que se corre el peligro de no poder enfrentar grandes variaciones en la oferta/demanda.
Para prevenir este riesgo, es necesario que al área de almacén realice cálculos precisos, tomando en cuenta las siguientes variables:
A fin de respaldar la precisión de las cantidades en el inventario de seguridad, algunas empresas utilizan una fórmula sencilla para hacer prospecciones:
Otra fórmula utilizada habitualmente en el control de almacén es la “ecuación de inventario”:
Además de calcular un inventario de seguridad, los encargados de almacén deben definir sus máximos y mínimos en stock.
Los máximos se refieren a las cantidades tope de materia prima o productos que se pueden guardar dentro del almacén (el ideal de toda empresa es contar con los máximos en todo momento).
Por otra parte, los mínimos indican la cantidad mínima necesaria de materia o productos para cumplir con pedidos (este cálculo se realiza analizando históricos en órdenes de producción o pedidos).
Realizar un conteo preciso de máximos y mínimos (también conocido como Método de Cantidades Fijas) tiene varios objetivos:
El Punto de Reorden o Reorder Point (ROP) es la cantidad de existencia predefinida para que una materia prima o producto deba ser reabastecida. El ROP se asocia con el control de inventario PEPS, en el que la primera mercancía en llegar debe ser la primera en salir.
El objetivo es que el inventario tenga una rotación dinámica y se reduzcan las desviaciones en actividades. En teoría, si el desempeño de los proveedores y el área de producción funciona conforme a lo planificado, el punto de reorden debe ser exacto: sale una materia/producto, entra una materia/producto.
Para calcular el ROP se utiliza la siguiente fórmula:
La captura y centralización de datos es vital en el control de almacén. Es indispensable que los catálogos, fechas y códigos se encuentren organizados en un sistema.
Muchas empresas han optado por utilizar hojas de cálculo para gestionar esta información. Los programas como Excel pueden ser funcionales para administrar inventarios pequeños, sin embargo, cuando la empresa crece (y junto con esta sus inventarios) este tipo de software genérico empieza a padecer las consecuencias.
Cuando el número de entradas y salidas en almacén sobrepasan las capacidades técnicas de las hojas de cálculo, las empresas comienzan a considerar el migrar sus datos a un software especializado en el control de almacén.
Ya sea que la empresa tenga una distribución de cadena directa (entrega al cliente final) o cadena corta (entrega a un comercializado intermediario), el control de almacenes es esencial para impulsar el trabajo de toda la cadena de suministro.
La producción empieza en el almacén con la recepción de materiales y termina con el alistamiento de los productos para la distribución comercial. Por esta razón, contar con un almacén monitoreado, trazable y visible es necesario para que las actividades tengan un desempeño excelente.
Este control no solo ayuda a registrar las existencias en inventario, sino que es una herramienta estratégica con la que podemos entender la rotación de los insumos, la frecuencia de venta de nuestros productos, la capacidad estructural para almacenar y el comportamiento de proveedores.
Algunos de los beneficios del control de almacén son:
Uno de los indicadores más utilizados para evaluar la eficacia en el control de almacén es la vuelta o rotación de inventario. Este KPI nos ayuda a medir la frecuencia con que agotamos y reabastecemos nuestros insumos.
Una vuelta o rotación veloz suele indicar que los productos se venden con rapidez. A su vez, revela que los departamentos de compras y producción actúan ágilmente para reponer materiales y desarrollar productos nuevos.
Para calcular de forma precisa este indicador, se utiliza una fórmula que incluye:
Esta fórmula también se puede expresar en valores monetarios:
A partir de estos indicadores podemos conocer la rentabilidad de nuestros procesos de gestión de inventarios y control de almacén.
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