Puntos esenciales para hacer su presupuesto ERP para el 2024
Ya estamos en el último trimestre del 2023 y para muchas empresas de manufactura, es una época importante para definir prioridades y presupuestos para el 2024.
La elección de un ERP es una labor muy importante y que no debe ser tomada a la ligera, ya que es un sistema que nos acompañará por muchos años. En este especial de eWorkplace lo ayudaremos a desglosar puntos críticos para seleccionar la solución adecuada.
En esta primera entrega hablaremos de un punto crucial: el presupuesto ERP.
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¿Qué elementos debe tomar en cuenta para su presupuesto ERP?
Un presupuesto para un software ERP (Enterprise Resource Planning) es crucial para garantizar que el proyecto se desarrolle de manera eficiente y se ajuste a las necesidades de tu empresa. Aquí hay varios aspectos importantes que debes considerar al elaborar un presupuesto para un software ERP:
Evaluación de necesidades
Comprender las necesidades específicas de tu empresa es el primer paso. Esto incluye identificar las áreas funcionales que el ERP debe cubrir, como contabilidad, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, etc.
Licencias y costos de software
Calcula los costos de las licencias de software, que pueden variar según el número de usuarios, módulos requeridos y la duración del contrato de licencia. Implementación y consultoría: La implementación de un ERP generalmente requiere servicios de consultoría. Estos pueden incluir la personalización del software, la migración de datos y la capacitación del personal. Considera estos costos en tu presupuesto.
Costos de mantenimiento y actualización
Los sistemas ERP requieren mantenimiento constante y actualizaciones periódicas. Estima los costos asociados con el soporte técnico y las actualizaciones. Integración con sistemas existentes: Si ya tienes sistemas de software en funcionamiento, considera los costos de integración con el nuevo ERP, como la interfaz y la migración de datos.
Personal y capacitación
Evalúa si necesitas contratar o capacitar a personal adicional para operar y mantener el ERP de manera efectiva. Costos operativos continuos: Incluye en tu presupuesto los costos en curso, como electricidad, mantenimiento, licencias adicionales, soporte técnico continuo y posibles mejoras futuras.
Contingencias
Deja un margen para imprevistos, ya que los proyectos de software a menudo enfrentan desafíos imprevistos que pueden requerir gastos adicionales. Retorno de la inversión (ROI): Realiza un análisis de ROI para evaluar los beneficios que se esperan del software ERP en términos de eficiencia, productividad y ahorro de costos. Esto te ayudará a justificar la inversión.
Consulta a expertos
Puede ser útil consultar a expertos en la implementación de ERP o contar con la asesoría de consultores de ERP con experiencia. Recuerda que la preparación y la planificación minuciosa son esenciales para garantizar el éxito de la implementación de un software ERP y mantener el control de los costos.
¿Qué son los costos ocultos de un ERP?
Los costos ocultos de un ERP (Enterprise Resource Planning) son inversiones adicionales que pueden surgir durante o después de la implementación de un sistema ERP y que a menudo no se consideran inicialmente en el presupuesto. Estos costos pueden afectar significativamente el costo total del proyecto. Aquí hay algunos costos ocultos comunes a tener en cuenta:
- Personalización adicional
- Migración de datos compleja
- Capacitación adicional
- Actualizaciones y mejoras
- Licencias y costos de usuario adicionales
¿Su proveedor le está brindando un presupuesto completo?
Determinar si un proveedor de ERP te está ofreciendo un costo completo implica realizar una evaluación exhaustiva y tener en cuenta varios factores. Aquí hay algunas pautas para ayudarte a evaluar la propuesta de un proveedor de ERP:
Compara múltiples ofertas
No te limites a una sola propuesta. Obtén cotizaciones de varios proveedores de ERP para poder comparar precios y servicios.
Análisis de costo total de propiedad (TCO)
Calcula el costo total de propiedad, que incluye no solo el costo inicial de licencias y servicios, sino también los costos a largo plazo, como mantenimiento, actualizaciones, capacitación, soporte técnico y hardware. Esto te dará una imagen más completa de los gastos a lo largo del tiempo.
Transparencia en los costos
Asegúrate de que el proveedor te proporcione un desglose detallado de los costos, de modo que puedas comprender exactamente en qué estás gastando tu dinero. Esto te ayudará a identificar costos ocultos. Revisión de referencias y casos de éxito: Pide referencias de otros clientes que hayan trabajado con el proveedor y busca casos de éxito. Esto te dará una idea de la calidad del servicio y el valor que proporciona.
Escala de uso
Considera el número de usuarios y la escala de uso. Asegúrate de que la propuesta refleje tus necesidades actuales y futuras sin costos adicionales injustificados. Servicios de consultoría: Evalúa los costos asociados con los servicios de consultoría, como la implementación, la migración de datos y la capacitación. Asegúrate de que estos costos sean razonables y se ajusten a tu presupuesto.
Mantenimiento y soporte técnico
Comprende los costos de mantenimiento y soporte técnico continuo. Asegúrate de que el proveedor ofrezca un nivel de soporte adecuado para tus necesidades.
Contrato claro y transparente
Asegúrate de que el contrato sea claro y que incluya detalles sobre los precios, los servicios y los plazos. Evita cualquier cláusula que pueda dar lugar a costos ocultos.
Consulta con expertos
Si no estás seguro de si estás obteniendo una oferta justa, consulta a expertos en la implementación de ERP o asesores en tecnología que puedan brindarte orientación independiente.
En última instancia, la elección de un proveedor de ERP debe basarse en una evaluación completa que considere tanto el costo como la calidad del servicio. No te apresures en tomar una decisión y asegúrate de que el proveedor pueda satisfacer tus necesidades a largo plazo de manera razonable y rentable.
