eWorkplace y SAP Business One: un sueño para su gerente de contabilidad
En el primer artículo de nuestro especial “El lado humano de la manufactura” revisamos cómo un ERP puede ayudar a la vital labor del gerente de calidad. En esta tercera parte hablamos sobre cómo este software se puede volver el mejor amigo del gerente de contabilidad.
La industria manufacturera es un sector intensivo en capital. Ser intensivo se refiere a las empresas que se enfrentan constantemente a enormes gastos de capital. Por ejemplo, una empresa de procesamiento de alimentos necesita maquinaria pesada para fabricar productos continuamente.
Una empresa manufacturera incurre en diversos gastos. Desde la compra de inventario, la inversión en maquinaria cara, la adquisición de productos, la provisión de otras instalaciones, etc., entran en la categoría de “gastos importantes”. Para estas empresas, una de las operaciones empresariales destacadas es la “Gestión Financiera”. La gestión adecuada de sus finanzas es el paso crucial para mantener su supervivencia y crecimiento. Y si no se hace correctamente, las empresas se exceden, alterando su patrón de flujo de caja.
Los retos de la gestión contable manual
Poner las finanzas en el centro es la clave del éxito de toda empresa. El gerente de contabilidad que optimiza el capital circulante logra el objetivo de reducir los riesgos y aumentar la eficacia general. Por definición, la gestión financiera es el proceso de administrar las finanzas de una empresa de forma que siga siendo rentable y escalable en el presente y también en el futuro.
Las laboriosas tareas de acumular, compilar, validar, conciliar y procesar datos financieros en hojas de cálculo ocupan tiempo y recursos valiosos para el gerente de contabilidad.
Todo gerente de contabilidad desea centrarse más en tareas estratégicas en lugar de mantener a la mayoría de sus empleados ocupados únicamente en erradicar los problemas de tesorería. Sin embargo, la realización manual de tareas críticas como la gestión de cuentas a pagar y cuentas a cobrar, el seguimiento de los pedidos de venta, el mantenimiento de un libro mayor preciso, etc., consumen mucho tiempo. Además, el enfoque manual de la contabilidad no sólo da lugar a imprecisiones en la recopilación e introducción de datos, sino que también genera problemas de integridad de los datos y, por tanto, aumenta las posibilidades de fraude.
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¿Por qué necesita el gerente contable un ERP financiero?
Con el crecimiento de las empresas, sus necesidades también evolucionan. En esos momentos, mejorar el rendimiento financiero se convierte en un reto esencial para el gerente de contabilidad. Por lo tanto, resulta obligatorio incorporar automatizaciones para simplificar los procesos empresariales complejos y que requieren mucho tiempo.
El módulo financiero integral de un ERP polifacético comprende las necesidades de la empresa y se sincroniza perfectamente con todas las partes del departamento financiero, proporcionando una rica experiencia contable. Algunas capacidades cruciales son:
- Libro Mayor (CG): es el registro contable fundamental que hace un seguimiento de todas las transacciones financieras de la organización, incluyendo un plan de cuentas, cuenta de resultados, balance, activos fijos, inventario, cuentas a cobrar, cuentas a pagar, etc. Pero la elaboración de un informe financiero detallado (GL) exige datos financieros de todos los departamentos de una empresa.
- Cuentas a pagar: Este proceso se refiere al dinero que un fabricante debe a sus proveedores y distribuidores por la compra de suministros de fabricación u otros bienes y servicios. Todo este proceso implica varias tareas que requieren mucho trabajo, como la creación y aprobación de órdenes de compra (PO), la realización de un pedido a los proveedores, la recepción de las compras realizadas y las facturas, y el pago tras la aprobación de las facturas.
El sistema ERP automatiza y agiliza eficazmente todas las tareas y erradica problemas como los errores de introducción de datos, las facturas perdidas, el fraude, etc. También admite el procesamiento sin papel, los recordatorios automáticos y los pagos electrónicos, lo que mejora la eficiencia general de la organización.
- Gestión de cobros: Esta función empresarial se ocupa del cobro del dinero que los clientes deben a la empresa. Si se gestiona correctamente, este proceso aparentemente sencillo ofrece amplias posibilidades de mejorar el flujo de caja. Por este motivo, es necesario automatizar esta función.
- Gestión de activos: El seguimiento de los activos es de gran importancia para prolongar el ciclo de vida de los activos tangibles, como los equipos de fabricación, el espacio de oficina, los ordenadores, etc., y maximizar el rendimiento de los activos (ROA).
Las organizaciones que confían en ERP realizan un seguimiento eficaz de los activos y obtienen una mejor visibilidad en términos de utilización, costes y mantenimiento de los activos, para mejorar la eficiencia y optimizar su funcionamiento. También facilita un mayor ahorro mediante el control de los aspectos financieros, como el cálculo de los costes de depreciación, las implicaciones fiscales, etc. Además, un mejor conocimiento de la vida útil de los activos permite predecir el envejecimiento de los equipos, lo que ayuda a evitar costosas averías.
SAP Business One e eWorkplace: el mejor aliado del gerente de contabilidad
Con todos los procesos financieros automatizados e integrados con las actividades relacionadas a la producción, los beneficios cosechados no son sólo para el gerente contable y gestores financieros, sino para las áreas de manufactura.
Descubra cómo los sistemas ERP de eWorkplace potenciados por las funcionalidades de SAP Business One lo ayudarán:
- Proporciona transparencia financiera con mejores conocimientos para elaborar informes detallados.
- Proporciona estabilidad financiera al predecir, analizar y gestionar los riesgos de las operaciones.
- Evita multas y responsabilidades mediante informes fiscales y funciones de auditoría.
- Ayuda a prever costes e ingresos para elaborar presupuestos más precisos.
- Sin problemas de liquidez gracias a la transparencia del flujo de caja.
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