¿Cuál es el costo de un ERP? (Parte 2)
En la primera parte de nuestro especial: “Cuál es el costo de un ERP ?” analizamos qué inversiones directas debe tomar en cuenta al elegir un sistema. En esta segunda parte hablaremos de los costos asociados a la implementación y servicios.
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Costo de un ERP: Implementación
El costo de las implementaciones puede variar dependiendo de muchas cosas, pero es la parte más costosa de la compra de su ERP, sin embargo, es un costo único. Puede anticipar que le costará entre 1,5 y 2,5 veces el costo del software en sí.
¿Qué se debe tomar en cuenta para los costos de implementación?
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Consultor de implementación
Contratar a un buen consultor puede resultar muy útil, especialmente si no tiene un recurso interno que tenga experiencia en la implementación de un sistema ERP. Será importante contar con alguien que conozca bien su industria para ser efectivo. Ambos deben conocer el sistema ERP que planea usar y tener experiencia trabajando con otras empresas similares a la suya.
Modelos de precios de implementación de consultores
- Contrato de precio fijo: con el modelo de precio fijo, hay un precio predefinido basado en el alcance esperado del proyecto. Es importante que el alcance del trabajo esté claramente definido en detalle y que ambas partes tengan expectativas claras.
- Por tiempo: este modelo cobra en función de la cantidad de tiempo empleado y del material utilizado. Este método sería útil si el alcance no está claro, si se necesita flexibilidad o si se requiere velocidad para comenzar el proyecto, ya que este tipo de contrato es fácil de crear.
- Modelo recurrente: con este modelo, paga por día o mes que podría distribuirse en un período de años. Permite cierta flexibilidad al cliente y es más fácil realizar un seguimiento que el modelo de tiempo.
Al igual que con cualquier contrato, léalo detenidamente y haga preguntas sobre cualquier cosa que le concierna. Considere cuidadosamente cuánto tiempo necesitará del consultor. Piense en todas las opciones y asegúrese de tener una definición clara en torno a su acuerdo.
Personalización
Según cómo opera su negocio y qué tan flexible es para adaptar sus procesos al sistema, es posible que necesite personalizar el software para que funcione con sus procesos y necesidades únicas. Su proveedor le cobrará por las personalizaciones, así que trate de mantenerlas al mínimo. Al implementar un sistema ERP moderno, probablemente tenga sentido que ajuste sus procesos para que funcionen con el software, ya que lo más probable es que se base en las mejores prácticas para las empresas actuales.
Cuando personaliza un sistema, puede causar problemas con las actualizaciones del software, ya que el programa ya no funciona como lo hacía originalmente. Si necesita muchas personalizaciones, es posible que el sistema no sea la mejor opción para su empresa y es posible que desee reconsiderar su selección.
Infraestructura TI
- Hardware/Software: este costo solo se aplica a un sistema ERP local o si tiene un software adicional que no está basado en la nube. Su proveedor debe proporcionarle una hoja de requisitos para el software y el hardware necesarios para la implementación y el uso de su sistema.
- Deberá trabajar con su personal de TI interno si es capaz o contratar a un profesional que pueda trabajar para que todo el hardware y el software necesarios funcionen eficazmente. Si está utilizando un consultor, es posible que tenga la capacidad de configurar su infraestructura de TI para la implementación de ERP, o puede contratar a otra empresa si eso no es parte de su experiencia.
Gastos de personal interno
Este es un costo importante y que a menudo se pasa por alto.
- Personal del proyecto: tendrá personal del proyecto que decidirá qué sistema seleccionar y seguirá participando durante la implementación. Es probable que trabajen una buena cantidad de horas extra, así que tenga en cuenta el costo de su tiempo.
- Personal temporal: es posible que deba contratar personal adicional, personal temporal o consultores, ya que las personas que trabajan en este proyecto tienen trabajos que deberán cubrirse.
- Personal de TI: si selecciona un sistema local, tendrá personal de TI trabajando con el proveedor en su infraestructura interna para respaldar el sistema ERP. A menudo, no se necesita personal de TI o al menos se minimiza con un sistema basado en la nube.
Migración de datos
Deberá tener entrada de datos y pruebas para migrar datos de su sistema heredado a su nuevo ERP y para asegurarse que la información está configurada correctamente. Su proveedor puede ayudar con algunos aspectos, pero la migración de datos será principalmente su responsabilidad, así que use personal o trabajadores temporales para estas tareas. Recuerde que la migración de datos a menudo está subpresupuestada, así que téngalo en cuenta cuando determine una cifra para este punto.
Capacitación
Su proveedor puede proporcionar alguna capacitación básica gratuita, pero a menudo tiene un costo adicional (por ejemplo, costos de viaje), especialmente si se realiza en su sitio. La capacitación es crucial para garantizar que su personal se sienta cómodo con el sistema y utilice el software en todo su potencial.
No escatime en una buena capacitación. Podrá hacer que algunas personas entrenen primero en el sistema y luego enseñen a otros, pero ese personal debe tener una comprensión sólida del sistema antes de comenzar a instruir a otros.
Costos continuos del sistema ERP
El personal de TI
Como se mencionó anteriormente, se necesitará personal de TI para una solución en las instalaciones para gestionar cualquier dificultad técnica que pueda ocurrir. Necesitará a alguien que pueda solucionar problemas para garantizar que los usuarios sigan siendo productivos.
Apoyo
La mayoría de los proveedores tienen una base de conocimientos en su sitio web y brindan soporte básico durante algún tiempo. Puede ser conveniente considerar también un plan de pago que cubra un soporte más avanzado para garantizar que, si tiene un problema, pueda obtener la ayuda necesaria.
Mantenimiento/Actualizaciones
Con el ERP en la nube, el mantenimiento anual y las actualizaciones a menudo se incluyen en el precio de la suscripción. Sin embargo, para las instalaciones, hay una tarifa que cubre el mantenimiento anual y las actualizaciones de software. Es una buena idea mantener su software actualizado para asegurarse de que sea compatible con las nuevas tecnologías.
Checklist para el presupuesto de su ERP
Al armar su presupuesto de ERP, aquí hay una lista de las cosas importantes que debe tener en cuenta, sin importar qué tipo de sistema elija.
- Qué opciones de licencia están disponibles.
- Cuántas personas necesitarán acceso al sistema ERP.
- Cuántas ubicaciones o entidades utilizarán el software ERP.
- Cuánta complejidad hay en sus procesos de negocio.
- Lo que necesitará para la capacitación para que sus usuarios se sientan cómodos con el sistema ERP.
- Qué funcionalidad de la industria puede necesitar.
- Qué personalización podría ser necesaria.
- Qué hardware/software necesitará comprar para la implementación.
- Cuánto tiempo estará involucrado con su conversión/migración de datos.
- Cuál será su volumen de consumo proyectado.
- Cuánto tiempo del personal se necesitará para el proyecto.
- Si necesitará aplicaciones de terceros y su nivel de complejidad.
- Con qué frecuencia el proveedor de ERP publica actualizaciones.
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