¿Qué es un planificador de recursos empresariales (ERP)?

¿Qué es un planificador de recursos empresariales (ERP)?

Un Planificador de Recursos Empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una empresa en la producción de bienes o servicios.

El término ERP fue introducido por Gartner Group a principios de 1990. En su definición, el término ERP designa un conjunto integrado de programas informáticos destinados a unir diversos procesos de negocio, tales como financieros, de recursos humanos, cadena de suministro y logística.

El sistema ERP es la columna vertebral de información que soporta todas las funciones del negocio.

La implementación de sistemas ERP ha obligado a las empresas a migrar del tradicional paradigma de los módulos funcionales a un paradigma de organización basada en planeamiento y ejecución. Este nuevo paradigma transforma los procesos de negocio permitiendo a las organizaciones planificar y administrar sus recursos de una manera eficiente, productiva y rentable.

Evolución de los sistemas ERP

Los antiguos sistemas fueron conceptualizados e implementados teniendo en cuanta el paradigma de la división de tareas en una organización. Este sistema a menudo resolvía situaciones particulares de cada departamento, pero carecía de la habilidad de integrarlos. Por lo tanto, era habitual recoger y procesar la misma información varias veces en diferentes lugares, creando un grave problema cuando los tomadores de decisión debían tomar la información correcta en tiempo real.

Las organizaciones se dieron cuenta de que esos sistemas deben integrarse para ganar eficiencia. Los sistemas de planeamiento de recursos de producción (MRP) fueron la primera respuesta para superar estos problemas. Los sistemas MRP eran básicamente los sistemas de control de inventario centrados en el control de materiales y su planificación. Estos sistemas se componían de un conjunto de reglas de decisión diseñados para traducir un programa maestro de producción en una lista de requerimientos basados en el tiempo.

A principios de los años ochenta, estos sistemas ampliaron su alcance incorporando capacidades adicionales para apoyar a otras funciones de la empresa, tales como producción, marketing, ventas y finanzas. Este MRP extendido se llamó MRP II.

A pesar de que MRP II hizo un progreso significativo para reunir a diversos procesos y unidades dentro de la organización, todavía no lograba convertirse en un verdadero sistema integral, debido a problemas relacionados con la interoperabilidad, la interconexión, la incompatibilidad del protocolo y la capacidad para cubrir los procesos de negocio adicionales.

Para superar las insuficiencias de MRP II, sobre todo las que se refieren a fallas de integración, una nueva generación de tecnologías de la información llegó a la escena y comenzó a evolucionar fuertemente. Estos nuevos sistemas se conocen como ERP.

Los sistemas ERP constituyen la evolución natural de los MRP, soluciones que surgieron en los años setenta (Davenport, 1998), integrando no sólo los procesos de fabricación, sino también vinculando la amplia gama de funciones que se desarrollan en una organización así también como sus procesos.

Los sistemas ERP surgieron en honor a la promesa de integrar perfectamente la información de una empresa en su totalidad, incluyendo procesos tales como la producción, pedidos de clientes, inventarios, compras, ventas y distribución, recursos humanos y la cadena de suministro.

Desdec entonces, los sistemas ERP han sido reconocidos como uno de los desarrollos más innovadores en el campo de tecnología de la información. Para 1999, el 70 por ciento de las empresas Fortune había ya sea adoptado o estaban en proceso de implementación de los sistemas ERP.

Principales funciones de un planificador de recursos empresariales

Esta es la lista de los componentes típicos que incluyen estos sistemas:

• Finanzas (contabilidad financiera, gestión de tesorería, control de la empresa y gestión de activos)
• Logística (planificación de la producción, gestión de materiales, mantenimiento de planta, gestión de calidad, ventas y distribución)
• Ventas, compras e inventario (ventas y distribución, inventario y compra)
• Materiales, planificación de necesidades
• Recursos humanos (gestión, formación y desarrollo)
• Control de datos de ingeniería (lista de materiales, planificación de procesos y datos de los centros de trabajo)
• Gestión del flujo de recursos (programación de la producción, finanzas y gestión de los recursos humanos)
• Documentación de obras (orden de trabajo, liberación de orden de fabricación, materiales, hoja de ruta de piezas y conjuntos)
• Control de planta y de gestión y otros como cálculo de costos, gestión de mantenimiento, gestión de la logística
• Flujo de trabajo (integra toda la empresa con asignación flexible de las tareas y responsabilidades a los lugares, posiciones, puestos de trabajo, grupos o individuos).

Los sistemas ERP no sólo proporcionan la arquitectura de software, sino que también ofrece plantillas de procesos que incorporan mejores prácticas, lo que es un valor añadido.

Características de un planificador de recursos empresariales

Los sistemas ERP presentan cuatro características fundamentales:

• Pueden ser considerados como sistemas multinacionales, ya que reflejan las leyes y reglamentos nacionales de los entornos específicos de cada país.
• Comprenden modelos de referencia que reflejan los modelos de negocio preferidos en cuanto a las mejores prácticas, los datos empleados y la estructura organizativa.
• Integran todos los procesos del negocio dentro de una organización, permitiendo el acceso en tiempo real a la misma información.
• Proporcionan flexibilidad, permitiendo a las organizaciones personalizar el sistema para cumplir con los escenarios y circunstancias específicas.

Necesidades del uso de un planificador de recursos empresariales

El mercado de los ERP es muy rentable y la demanda ha ido creciendo en forma constante. Las razones por las cuales las organizaciones eligen cada vez más implementar sistemas ERP son:

• La necesidad de crear una plataforma tecnológica dirigida a mejorar el procesamiento de pedidos de clientes.
• La necesidad de consolidar diversas piezas de información en un único eje central. Compartir datos y mejores prácticas con el fin de reducir errores.
• La necesidad de gestionar la información empresarial con el fin de que esté disponible en cualquier lugar, en cualquier momento, y para acceder a la información en tiempo real para facilitar mejores decisiones.
• La necesidad de establecer una infraestructura flexible que permita a las organizaciones adaptarse al entorno cambiante.

Beneficios del uso de sistemas ERP

Adoptar un sistema de gestión empresarial trae beneficios como:

1. La consolidación de las aplicaciones de IT.
2. La normalización de los procedimientos de la compañía y de los informes operacionales.
3. La optimización de los procesos de negocio. La integración de estos procesos a través de las funciones y ubicaciones organizativas.
4. La gestión estratégica de la información empresarial.
5. La integración de la información financiera.
6. La integración de la información de pedidos de clientes.
7. La estandarización y aceleración de los procesos de fabricación.
8. La reducción de inventarios.
9. La estandarización de la información de recursos humanos.

ERP: obstáculos y desventajas

Una de las preocupaciones más fuertes que una empresa enfrenta al momento de evaluar la adopción de un sistema ERP es creada por la percepción de que se requerirá una importante inversión de tiempo lo cual está atado a los costos.

Más aún, muchas empresas creen que sólo las grandes empresas pueden permitirse el lujo de una aplicación ERP, debido al enorme esfuerzo que implica la remodelación necesaria de su proceso de negocio. La gestión del cambio por parte de los gerentes es la principal razón de fracaso a la hora de implementar un sistema ERP.

Las principales críticas a los sistemas ERP son:

• Una vez que está instalado un sistema ERP en una empresa, es muy difícil cambiar el funcionamiento de la empresa y organiza sus procesos.
• Períodos de implementación muy largos. Se tarda demasiado tiempo para poner en servicio un sistema ERP. Períodos de implementación de tres a cinco años son bastante comunes para una gran empresa.
• Promueve estructuras excesivamente jerárquicas. Los sistemas ERP presuponen que la información será gestionada de forma centralizada y que las organizaciones tienen una estructura jerárquica bien definida.

Adopción de ERPs en las pequeñas y medianas empresas

Aun cuando los sistemas ERP fueron inicialmente destinados a abordar las necesidades de las grandes organizaciones, a partir del año 2000 se ha notado un sólido y sostenido crecimiento de su empleo en el sector de las PYMEs.

Los riesgos y los obstáculos que enfrenta la implementación de sistemas ERP pueden parecer más impactantes si se considera el entorno de estas empresas, caracterizadas por estrictas limitaciones de conocimientos y recursos.

La inversión en ERP puede ser incluso más desafiante para este tipo de empresas, pues en algunos casos puede comprometer hasta la mitad de sus ingresos anuales, lo cual introduce un grado de vulnerabilidad superior para este tipo de organizaciones.

Algunos casos de estudio han revelado que la implementación exitosa de los ERP puede contribuir con ahorros en costos realmente notables gracias a la integración de procesos y la habilitación de formas innovadoras de conducir el negocio que impactan positivamente en la rentabilidad.